プレゼンで心をつかむ方法

今日は、取引先の偉い人に、プレゼンしてきたのですが、周りからの評価が良かったので、振り返っておきたいと思います。

評価が良かった、と言いましたが、具体的には以下のようなコメントを貰いました。

• 今日のプレゼン良かったね
• 今日はキレキレだったね
• 今日は俺に似てたね（by 部長）
• 部長そっくり、完コピだった
• 決めたいことをしっかり言えてた

なぜ、このような結果を出せたのか、どうすれば再現させられるのか、言語化しておきたいと思います。今回は特に、直前の準備が効きましたので、そこを中心に書きます。

更にその前の段階の、資料作成において今回こだわったポイントについては、他の記事に書いてますので、そちらもご参照ください。

もちろん、今回良かった理由として、資料自体も非常に効いていて、感覚的には、資料と直前準備、両輪で両方とも100点でないとプレゼンはうまくいかないと言えます。

シミュレーション

いつもはやらなかった行動として、1番大きかったのが、こちらです。

2時間ほど、資料を眺めながら、何を話すかをシミュレーションしました。全部で3回ぐらい、最初から最後まで通しました。

頭の中に話したいことがあっても、それを実際に話そうとすると、話せない、言葉が出てこない、ということがあります。

事前に、頭の中で一通りプレゼンしておくことによって、話す言葉が具体化されていくんです。

特に、グラフや表を説明する時に、

• そのグラフがどういう意味を持つのか
• 今はこうだがこの先どうなるのか
• 見た目はこうだが実態はどうか
• 数字の出し方はどういうロジックか

などなど、何を説明するとグラフや表の理解が深まるのかを事前に検討できます。

また、言い方の表現に迷いがある場合に、どっちでいくかを事前に決められる、というメリットもあります。

更に、資料の全体像と流れが頭に入るので、ページとページの繋がりがスムーズに説明できるようにもなります。

また、上と逆ですが、資料のどこで息継ぎするべきか、間を置いて意見を聞くタイミングも事前に想定しておくことができます。

そして何より、これだけ準備した！という自信が生まれるのも、大きいですね。

今回は、時間の制限が無かったので、頭の中だけのシミュレーションで終えましたが、時間の枠が決まってる場合には、必ず、声に出して練習することをお勧めします。

仮に時間を超えてしまう場合は、時間内に収めるために、優先的に話す内容を取捨選択する必要があるためです。

想定問答集

シミュレーションに加えて、もう一つ。

想定問答集を作りました。パワポ40枚ぐらいに対して、ワードのペラ1枚のみですが、これが大きかったです。

特に、資料に記載のない、具体的な数値をある程度、詳細化して持っておくのが重要です。

これまで、想定問答集に対して、作っても、それを聞かれなければ無駄になるのでは？という印象があり、取り組めていませんでした。

で、今日、準備していた問答が実際に発生したかと言うと、やはり、ほとんど発生しなかったんです。でも、大きな意味がありました。なぜでしょうか？

ページを説明する中で、準備していた数値を散りばめて出していくことにより、説明の説得力が増すんです。

つまり、聞かれなくても無駄にならない、と言っています。考えたQAが、そのまま説明の武器になるんです。

どういう構造かと言うと、紙に書いてる情報は、「書いてある通りだね」なんですが、紙に書いてない情報は、「そうなんだ！詳しいね」となるんです。

これは、裏を返せば、細かい数値や説明をそこまで詳細に資料に落とさない方が良い、ということでもあります。

資料を作る時点で、絶対に資料に載せないと理解が難しい最低限の情報と、口頭で補足することで更に説得力を上げる情報を分けておくのが重要ですね。

今回は、そこまではできませんでしたが、本来であれば、資料を作る段階から、想定問答集の準備をし始めておける、ということになります。

当日の心構え

ポイントのほとんどが事前準備なのですが、念のため、プレゼン本番で気を付けたことも簡単にまとめておきます。

相手の顔を見る

よく言われることですが、説明が速過ぎても、遅過ぎてもダメなので、相手が付いてきてくれているか、随時、確認します。

テンポ良く

とにかく、説明の間をあけてはいけません。間延びさせないことです。意見や論点のないページはサラッと進めます。

議論で出た話を後から織り交ぜていく

議論を進める中で、「その話、後で出てきます」みたいなことって、よくあると思います。

そんな時には、必ず、後から出てきた時に、さっき出た話との関連を説明します。

説明に深みが増しますし、ちゃんとわかってるやん、となるんです。

章ごとに結論と残論点をまとめる

テンポは大事なのですが、もちろん、議論のあるところはしっかり立ち止まります。

そして、議論が収束した頃を見計らって、出てきた残論点を要約し、「全部で2個は宿題として持ち帰ります」とまとめるのが重要です。

この時に、決めたいことが決まった、ということも、明確に宣言しておきます。

最後に全体をまとめる

そして、これはなかなかできないですが、会議の最後には、当日の全体を振り返ったまとめができれば、最高です。

まとめ

プレゼンをうまく進めるコツについて、説明してきました。いかがでしたか？

本番当日よりも、事前の資料作成と準備が超大切で、始まる前に勝負は決まっている、と言っても過言ではありません。

魂込めて資料を作り、しっかりシミュレーションしながら想定QAを作ったうえで、本番に臨みたいですね。

皆さんのプレゼンも、うまくいくことを願っております。