段取り力を鍛えたいあなたへ！段取りが悪い原因７個と対策２１個
本日は、段取り力について書きます。
これまで、１０社で分担して進めるシステム開発案件の進捗会議を運営したり、歓送迎会や結婚式二次会などの宴会を企画したりと、段取り力を試される場が山のようにありました。
何度も失敗してきましたが、確実に、段取り力は身についてきていると感じます。明らかに、段取り力は後天的な能力と言い切れます。
しかし、少しでも油断して準備を怠ってしまうと、未だに失敗することがありますので、自戒を込めて書きます。この記事が、少しでもあなたの段取り力向上に役立つことを願います。
「段取り力」 とは何か？
まずは「段取り力」自体について考えます。
一言で表現すると「抜け漏れなく準備する力」だと思っていますが、もう少し具体化していきます。
「段取りが悪い」とはどういうことか？
大きく３つのパターンに分けられます。
- 当日の準備が足りてない
- スケジュールが途中からタイトになる
- 日々タスクに追われている
1.は、例えば会議であれば、必要なデータが足りない、資料の枚数が足りない、そもそも紙が必要なのに印刷できていない、など。
飲み会であれば、音響がない、プロジェクターの投影がずれている、二次会のお店が抑えられいない 、など。
2.は、元々のスケジュールから度々後ろ倒しされていく、途中から大きなタスクが追加される、期限間近でタスクが全然終わっていないことに気付く、など。
3.は、日々の仕事が残業続き、飲み会の開始に間に合わない、設定した締め切りにも間に合わないことがある、など。
「段取りが悪い」のはなぜか？
いずれのパターンについても、以下のいずれかの原因が当てはまるはずです。
- 目的やゴールを明確にできていない
- タスクを洗い出せていない（リスク対策含む）
- 見積もりが甘い
- 協力者への依頼の仕方が悪い
- 手戻りが多い
- スケジュール管理ができていない
- タスク管理ができていない
「段取り力」がある状態とは？
「段取りが悪い」と言われる原因をすべて潰せている状態が、「段取り力」がある状態と言えます。
- 目的やゴールが明確
- タスクを洗い出せている
- 期限が適切に設定されている
- 役割分担が適切にされている
- 手戻りがない
- スケジュール管理ができている
- タスク管理ができている
これらのうち、１つでも達成できていないものがあると、「段取りが悪い」となってしまいます。
そのため、「段取り力」を身につけるためには、１つずつ、上記の全てをマスターする必要があります。
以降、これらをマスターするための具体的な方法を書いていきます。
「段取り力」を上げるには？
上で書いた７個の「段取りが悪い」原因を潰すには、どうすれば良いか？各項目につき３個ずつ、順に説明していきます。
目的やゴールを明確にするには？
- 目的を文字に書き出す
- 当日の次のステップを考える
- 関係者全員で合意する
1.まずは書き出すことです。当たり前の話ではあるのですが、意外とさぼってしまうことが多いので、強調しておきます。頭の中で、なんとなく考えている目的でOK！としてしまいがちなのですが、絶対にさぼらず書いた方が良いです。
書くことで、何を目指すべきなのかが洗練されますし、後続の作業においても、ブレずに意思決定できます。圧倒的に、費用対効果が高いです。
2.続いて、1.で文字にした目的が、その先のステップにどのようにつながっているのかを確認します。そうすることで、当日のことだけを考えていたら見えなかったことも、見えてくることがあります。
よく、レンガ職人の例えが使われますよね。「レンガを積んでいる」「教会を造っている」「人々に感動を与え続ける」どう考えるかで、その後のパフォーマンスも変わってきます。
3.更に、複数の人が関わる案件であれば、関わる人全員で合意しておくことをお勧めします。人によって観点が違うので、議論になることはあると思いますが、その先には、更に研ぎ澄まされた目的が得られます。
また、目指す先が統一され明確になるだけでなく、一体感が出て進めやすくなるという副次的な効果もあります。
タスクを全て洗い出すには？
- 当日の様子を最初から最後まで想像する
- 過去事例を集める
- インプットとアウトプットを意識する
1.最も有効なのは、当日の最初から最後までを想像し、文字に書き起こしていくことです。
結婚式の二次会幹事や、何かの説明会や講習会をやる時なんかは特にそうですが、1分刻みのタイムスケジュールにまで落とすと、確実です。
想像する際に、なるべく「もしも～だったら…」を多く問いかけることで、リスク対策も進みます。何事も、「計画は悲観的に、実行は楽観的に」です。
2.一度、経験したことがある種類のものであれば、想像するだけで、ある程度は何が必要かは見えてくると思います。しかし、中には全く経験したことがないようなものもあると思います。
その時には、いさぎよく、過去に経験した人から事例を聞く、資料をもらうのが有効です。
前職のアクセンチュアでは、これが組織的に仕組化されていて、プロジェクト推進→ナレッジ化→DBに蓄積→次の人が検索して参照→プロジェクト推進…という流れのなかで、様々な難しい案件をみんなで段取り良くこなしていました。
3.これは少し細かいTipsになりますが、「作業」を洗い出そうとして見えてこないことも、「物」を意識することによって見えてくることがあります。
期限を適切に設定するには？
- 普段からPDCAを回しておく
- 作業を適度に分解しておく
- タスクを実施する人が決める
1.「この作業には●時間かかるはず」→「実際には●時間かかった」→「差分の原因は●●だ」→「次からはこの作業を●時間で見積もろう」この繰り返しです。
普段から、これができている人は、やったことがない案件がきても、ある程度は予想して、適切に見積もることができるはずです。
ドラッカーも言ってますが、まずは自分が何にどれぐらいの時間を使うのかを把握することは、段取り力に限らず、重要です。
また、特に案件の規模が大きければ大きいほど、想定外の出来事が必ず起こります。きつきつの期限設定としていた場合には、吸収できないので、余裕を持たせておくことも必要です。
2.有名な人が言っている通り、「一見、解決できないように見える大きな課題も、分解すれば解ける」です。作業も同じで、大きなものは、分解しておくのが有効です。
例えば宴会の企画を考える場合、「目的を考える」→「情報収集する」→「ブレストする」→「企画案を決める」→「詳細を詰める」というように分解し、それぞれをいつまでに終わらせるかを決めておくことで、着実に進めていくことができます。
3.タスクを実施する人が決める、これは、複数人で役割分担する場合のTipsです。人から決められた期限だと、守られない＆言い訳が発生しやすいので、なるべく本人に「いつになりそうか？」を聞いて決めるのがお勧めです。
トップダウンで決めるとしても、その人がいる場で、一緒に決める、タスクを進める本人の納得感を持てるように決めるのが有効です。
役割分担を適切にするには？
- タスクの主担当は1人
- 開始／完了基準を明確にする
- 思い切って任せる
前提として、役割分担と言えば、「適材適所」が原則かと思いますが、それは当然のこととして、それ以外のTipsを挙げています。
1.主担当を2人以上設定すると、作業が進まないことがあります。お互いに、お見合いしてしまう可能性があるためです。
そのため、必ず1つのタスクの責任者は1人に決めておくことをお勧めします。
2.開始／完了基準の明確化。これは、AさんからBさんにタスクを受け渡す必要がある場合に、認識のずれをなくしておく、ということです。
例えば最近だと、販促チラシを作成しているのですが、「企画」→「デザイン」→「製造」と進むなかで、「企画」はどこまでなのか？の認識がずれていると、紛糾してしまいます。
単に目的とメッセージラインだけを指しているのか、ある程度、画像配置も含めたラフなイメージ図までできている状態なのか。計画を立てる時点で、決めておくべきです。
3.思い切って任せる。これは私自身が非常に苦手なことなので、自戒を込めて書きます。自分が思っているほど、自分にしかできないことは無いのです。任せば誰でもできるようになるので、早めに任せた方が絶対に良いです。
任せる時には、きちんとタスクの意義、目的、そのタスクをやることによって得られるもの、どのように成長できるか、など本人にとってのメリットも合わせて伝えると、やる気が上がってクオリティも上がります。
手戻りなく進めるには？
- 要所で関係者と合意する
- タスク間の依存関係を考える
- 合意した内容は証跡として残す
1.最も代表的な手戻りは、ある程度の形ができた後で、「これ、イメージと違う」と上から言われることです。
一緒に案件を進める人の特性を見極めることも重要ですが、少しでも何か意見を言われる可能性がある場合には、具体的な作業を進める前に、手書きでも良いので合意しておくことを推奨します。「誰に確認を取っておく必要があるか」もしっかり考えておく必要があります。
何度も確認することで、進むのが遅くなるというデメリットもありますが、手戻りを起こすよりは圧倒的にマシです。
2.続いての手戻り代表例は、「この方針でやるなら、この作業要らんかったやん！」というもの。上流の工程が決まっていないのに、下流の工程を進めてしまうパターンです。
そうならないようにするためには、計画を立てる段階で、タスク間の依存関係を明確にしておき、これを決めた後にこれをやる（これを決めた後でないとこれが開始できない）、と決めておくことが重要です。
3.最後の手戻り例は、一度決まったことを後から覆される、というものです。
それを防ぐには、関係者全員にメールしておくなど、証跡を残しておくことが重要です。
また、なぜそう決まったのか、決まった理由についてもしっかり合意しておくことも、後から手戻らせないためには有効です。どう考えても、「えいや！」で決めるより、網羅的・論理的な理由で決めた方が、手戻りは減ります。
スケジュール管理を適切にするには？
1.システム開発の用語の一つに、QCDというものがあります。Quolity（品質）、Cost（お金）、Delivery（期限）、この３つはトレードオフであり、トータルでバランスが取れている必要がある、という概念です。
普段の段取りで、コストをトレードオフにすることはなかなかないと思いますので、考えるべきは、品質と期限です。
想定外の出来事が発生し、スケジュールが押してきた場合には、品質を維持してまでタイトなスケジュールで進めるのか、削って良い品質がどこかにあるのかは、絶対に考えるべきです。
2.実物を見る。これは複数人で進めていて、人に任せた場合のTipsです。
「順調ですよ」という言葉ほど、危ないものはありません。必ず実物を見て確認することを推奨します。
3.マイルストーンとは、「この時点で、ここまでできてないと、やばい」というタイミングのことです。
進捗の確認も、頻度が多過ぎるとしんどくなるので、要所に絞って確認していくことが重要です。
タスク管理を適切にするには？
- 前日のうちにタスクを洗い出しておく
- 飛び込みタスクに優先順位をつける
- 時間を決めてやる（ダラダラしない）
この部分については、皆さんそれぞれ、自分なりの有効なやり方があると思いますので、細かな説明は割愛します。
私の場合は、この３つが特に苦手で、さぼらずにやれば確実に管理できるものを、ついついやらずに、ダラダラと時間を過ごしてしまうことが多いです。
まさに「Doing Knowing Gap」で、知っていることと、できることは違う、ですね。書くことによって、自分を律していきたいと思います。
まとめ：段取り力を鍛えるためにやるべきこと
段取り力は、以下の質問に順に答えることでチェックできます。まずはこのチェックリストで、段取りが悪い原因を突き止めてみてはいかがでしょうか。
- 目的やゴールは明確か？
- タスクは洗い出せているか？
- 期限が適切に設定されているか？
- 役割分担が適切にされているか？
- 手戻りがないか？
- スケジュール管理ができているか？
- タスク管理ができているか？
１つでも「No」がある場合には、その部分について、徹底的に鍛えることをお勧めします。
思いつきで書いた部分もありますので、これからも適宜アップデートしていきます。ぜひ一緒に段取り上手を目指しましょう。
相手の立場に立って考えるための５ステップ１９個の方法
今回は、相手の立場に立って考える方法について書きます。
これまで私は、相手の立場に立って考えるのがとても苦手で、「空気を読めない」、「自分勝手」、「迷惑」など色々と言われてきました。
この半年で余りに言われ過ぎたので、「相手の立場に立って考える」ことについて徹底的に情報を収集し、徹底的に訓練し、「誰よりも相手のことを考えられるようになろう」、「しかもそれって、同じように悩んでいる人の役にも立つはず」と考えたのが、この記事を書こうと思ったきっかけです。
ですので、世の中の「相手の立場に立つ」ことに関する手法は、かなり網羅的に収集しました。更に、自分なりの解釈や、自分の経験から学んできたことも加えています。
また、私が勤めている会社リクルートは、皆さんもご存知の通り、営業が大の得意です。同僚にも当然、その道のプロがいて話を聞く機会があったのですが、営業という職種は、「相手の立場に立って考える」ことのプロでもあります。相手の立場に立てないと、営業成績を上げられないのです。
今回は、リクルートの営業現場で数々の実績を上げている手法についても盛り込んでありますので、実用性にも富んでいるはずです。
この記事をきっかけとして、皆さまの人間関係や人生が、少しでも良くなる方向に変わることを願っています。
前置きが長くなってしまいましたが、相手の立場に立って考えるための５ステップ１９個の方法、本題に入っていきます。
ステップ①基本スタンスを身につける
まずは、相手の立場に立って考えるための「基本スタンス」を３つご紹介します。
これがないと、そもそも相手の立場に立つためのスタート地点にすら立てない、というものです。
常に時間的な余裕を持つ
相手の立場に立って考えられない原因のほとんどが、「自分のことしか考えていない」です。なぜ、そうなるかと言うと、相手のことも含めて他のことを考える隙間がない、つまり、自分に余裕がないのです。
相手の立場に立とうとしても、自分のことが頭から離れない状態となってしまっていては、どうしても、相手の頭の中にまで考えが及ばないですよね。
ここで言っている余裕には大きく２種類、時間的な余裕と、精神的な余裕がありますが、まずは１つめの時間的な余裕についてです。
時間的な余裕を持つためのコツは、下記の３点です。
- 計画を立てる時にバッファを入れる
- 期限より前倒しして作業を終える
- 1日のスケジュールにも余白を設ける
とにかく、時間に追われないような計画と実行を心がけることが重要です。
しかし、どれだけ気を付けていても、急なトラブルなど、どうしても時間に追われることは起こり得るし、時間以外にも、自分の余白を削られる要素はあります。
辛いときほど相手の立場に立つと決める
リクルートの同僚から聞いたコツなのですが、「普通の精神状態の時に、相手の立場に立てるなんて、当たり前で、全然凄くない」と言うのです。
これは正直、彼の美学のようなもので、誰もが真似できることではないのかも知れません。しかし、この話から学べるのは、自分が辛いから、というのは相手の立場に立てない理由や言い訳にはならない、ということです。
また、辛くなること自体は変えられないですが、「辛い時にはこう考える」というルールを決めて守ることを習慣とすれば、気持ちをコントロールすることは可能、ということも言えます。
そして何より、この「辛いときほど相手の立場に立つ」スタンスは、相手に対しても、大きな効果があります。「そんな辛い状況でも私のために考えてくれた」となることがあり、普通の状況の時と比較して、より価値が高まる可能性が高いのです。
相手に敬意を払う
さて、自分に余裕がある状態が作れたら、すぐに相手の立場に立てるかというと、そうではありません。相手の立場に立つ前に、その相手のことをどのように考えているかが重要です。
そもそもバカにしていたり見下していたり、相手のことを大事に考えていない場合には、小手先のテクニックをいくら使ったとしても、相手には伝わるものです。
カーネギーの名著『人を動かす』のなかでも、「盗人にも五分の理を認める」という原則が紹介されていますが、要するに、他の人から見ておかしな言動と見えるものでも、本人にとっては意味があり、理解すべし、ということです。
相手の立場に立つためには、まずは相手に敬意を払い、相手の立場を理解しようとするスタンスを持つことが必要です。
ステップ②相手のことを深く理解する
ここまで、相手の立場に立って考えるための基本スタンスを３つご紹介しました。ここからは、「相手のことを深く理解するための方法」を４つ、順にご紹介していきます。
相手のことを知らなければ、相手の立場には絶対に立てないので、非常に重要な部分になります。
見えているのは相手の一部であると知る
相手のことを理解しようとした時に、今、自分が見えている特徴が相手の全てである、と思ってしまっては、相手への理解がそれ以上、進みません。
内向的でなかなか自分を出せない人もいると思いますし、たまたまその時期がそういう時期だった、ということもあると思います。
逆の立場でも、たまたま一つの行動を注意されたり責められたりして、それがお前の全てだろ、のように言われると、困りますよね。
相手の一部だけを見て全体を理解した気になって、相手の立場に立ったつもりになったとしても、相手としては納得がいきません。
そのため、自分が見えている相手は常に一部であり、これから紹介する色々な観点で相手を分解していくよう心掛けることが重要です。
これは、相手のことを理解するうえでの基本スタンス、と呼んでも良いかも知れません。
相手が何を大事にしているかを知る
相手を知る、と言っても、具体的に相手の何を理解すべきなのか、一番はこの「相手が大事にしていること」です。価値観や、大切にしていること、求めていること、こうあるべきと思っていることなど、意思決定をする時の基準、好き嫌いや良い悪いを決める基準のことを指しています。話をするときに、共感して欲しいのか、褒めて欲しいのか、ダメ出しをして欲しいのか、というのも重要な観点です。
相手のために何かをする、何かを言う、とした時に、それが本当に相手のためになっているかどうかは、相手が何を大事にしているかによって変わるからです。
例えば、彼氏が彼女にあげるプレゼントを考える場合、何をしたら、何をあげたら最も喜ぶのか、必至で考えますよね。旅行が良いのかディズニーが良いのか、このブランドが良いのかあのブランドが良いのか、イタリアンか和食か、などなど、彼女が好きな物が何かを知らなければ、最適な答えは出てきません。
また、会社組織で上司に提案することを考える時には、上司が何を基準に意思決定するかを考えなければ、提案は通りません。リスク最小なのか、売上最大なのか、データに基づいている必要があるか、現場のリアルな声が必要か、などなど。
まずは相手が大事にしている価値観を知ることが重要です。
相手の背景や生い立ちを知る
価値観が結果だとすると、背景や生い立ちは、その価値観性格を生み出す原因となります。具体的には、出身地をはじめ、過去に所属してきたコミュニティ、経験してきたスポーツやバイトなどです。相手が日本人であれば不要な場合が多いですが、海外の人が相手の場合には宗教も気にした方が良いでしょう。なぜ原因を知る必要があるのかと言うと、応用が効くようになるためです。
例えば、付き合っている彼女が、「こまめにコミュニケーションを取って欲しい」、という価値観を持っているとします。そして、背景や生い立ちを聞くと、これまで余り大事にされてこなかったためである、ということがわかったとします。その場合、コミュニケーションの回数にとどまらず、「認める」「大事にする」などといった、コミュニケーションの質も大事にしないといけない、と気付けるのです。
また、人の価値観は、状況や環境などによって変化する可能性がありますが、背景や生い立ちは事実として変わることがありません。そのため、環境など価値観に影響する条件が変化した時に、価値観がどのように変わるのかを予想できるようになります。
それともう一つ、背景と価値観の因果関係を知識として蓄積することは、他の人の背景や価値観を予測することにも役立ちます。
相手の良いところ悪いところを知る
特に、相手を過大評価や過小評価してしまい、相手を部分的にしか見れなくなっているような場合に、相手の良いところ悪いところを知ろうと思うことが非常に重要です。
例えば、基本スタンスで書いた「相手に敬意を払う」ことが難しい場合、相手を過小評価してしまい、相手の悪いところしか見えていない可能性が高いです。その場合は、相手の良いところを探すことで、相手の何に敬意を払うべきかが見えてきます。
逆に、能力が高過ぎて恐縮してしまうような相手の場合は、過大評価で良いところしか見えていない可能性が高いため、悪いところを探すことにより、冷静に接することができるようになるはずです。
また、人間誰しも、「褒められたい」「成長したい」という欲求を持っているものです。良いところは褒める、悪いところは改善方法を伝えることで、相手の承認欲求を満たし成長を促せる、という意味でも、把握しておいて損はないでしょう。
ここまでで、「相手のことを深く理解するための方法」４つをお伝えしました。相手のことを知る方法として書いたこれらの方法は、重要な観点だけをピックアップしているのであり、これが全てではありません。最初に書いた、常に部分的にしか見えていないのである、という考え方を忘れず、時間はかかると思いますが、根気強く、相手のことを深く理解していきましょう。
ステップ③相手と話す前に準備する
さて、次はいよいよ、実際に相手とコミュニケーションを取る段階に入ります。まずは、「話す前に準備しておきたいこと」を５つ、ご紹介します。ここでは特に、相手に何かを依頼や提案したり、交渉したり、というケースを想定しています。
イスを２つ用意して座り替える
これは、相手の反応を予想するための方法です。
ここまででご紹介した方法を用いれば、相手のことは相当深く理解できているはずです。それらの、相手の価値観、背景、何を感じるかなど、持っている情報を総動員して、相手の反応を考えることが重要です。
とは言え、即座に反応を予想するのは、最初は難しいかも知れません。そんな時に有効な方法は、自分と相手のイスを２つ準備して、物理的に、相手のイスに座ってみることです。
- 向かい合わせにイスを並べる
- 自分のイスに座り、目の前に相手がいると想像する
- 相手に伝えたいことを話す
- 自分の席を立ち、相手の席との間に立って自分と相手を両方見る
- 相手のイスに座り、自分の話を受け取る
- 相手のイスで、感じたことを話す
これらの手順を踏むことで、相手の反応を予想することができます。
自分を動画に撮って相手のつもりで見る
もう一つ、相手の反応を予想する方法をご紹介します。
相手に話すつもりで自分を動画に取ってみて、それを相手のつもりで見てみる、というものです。
自分が話したいことと、相手がそれをどう感じるかを同時に考えることは難しいので、プロセスを分けます。話す時には話すことに集中し、聞く時には聞くことに集中できるので、有効です。先ほどのイスを座り替える方法も、同じ考え方ですね。
この時も、動画を見て自分がどう思うか、よりも、相手だったらどう思うか、感じるかに集中して考えることが重要です。
相手を身近な人に置き換える
初めて接する人や、まだ相手のことをそこまで深くは知らない、という場合もあると思います。そのような時には、身近な人に置き換えると考えやすいです。
例えば職場の同僚や上司、彼女、親など、身近な人のことを思い浮かべて、その人だったらどういう反応を示すのかを考えます。
過去の経験を活用する
ここまで、相手の反応をうまく予想するための方法を色々と書いてきましたが、自分が同じようなことを経験している場合には、それを思い出して活用することが近道です。
例えば相手が傷ついていて、自分も過去に傷ついた経験がある場合、どうして欲しかったのか、何をして欲しくなかったのかなどを思い出して、対処方法を考えると良いでしょう。
否定される場合の理由と対策を考える
提案や依頼のハードルが高い場合など、承諾してもらうことが難しいと予想される場合もあると思います。その場合には、どのように否定されるのか、なぜダメと言われるのかの理由と、それに対して説明するための主張を考えます。
この時、「相手の理由」を考えることが重要です。自分だったら納得するのに、なんで納得できないんだ、となっていては、考えが先に進みません。
自分の主張が正論だと感じる場合には、共感して欲しいと考えてしまいますが、相手が納得しない限り、正論を振りかざし続けても、いつまで経っても目的は達成されないためです。
相手が納得していないのであれば、理由は必ずあるはずなので、納得しない理由をいくつか想像し、それぞれの場合に、何と言えば納得してもらえそうかを考えます。
ここまでが、「話す前に準備しておきたいこと」５つです。
最初から振り返ると、基本スタンス３つ、相手を深く理解する方法４つ、話す前に準備したいこと５つで、合計１２まできました。残り７つです。
ステップ④相手と実際に話をする
続いては、「相手と話す時に気をつけたいこと」３つをご紹介します。
まずは相手の話を聞いて肯定する
傾聴する、聞き上手になる、と言い換えても良いと思います。特に、自分とは違う意見を言っている場合や、初めての相手の場合に有効です。
なぜなら、自分の意見と違うな、と思った時点で、否定して反論していては、相手の理解を深めることができないからです。相手を知ることができなければ、相手の立場も理解できないのですから、まずは聞くことが重要です。
もちろん、相手や状況によっては、「人の話を聞きたい」という人もいるかも知れませんので、状況次第ではこの限りではないことには注意が必要です。
相槌を打って目を見て話を聞く
私はこれまで、特に家族との会話において、相手の話を聞きながら、別の話を考えてしまって失敗する、ということがよくあったのですが、それは絶対にやってはいけません。
家でも仕事のことを考えてしまい、家族と話ながらも頭を離れないことがよくあるのですが、相手と話している間は、人の礼儀として、真剣に話を聞く必要があります。
至極当たり前のことではありますが、重要なことですので敢えて書いています。
文脈は全く違いますが、前職のアクセンチュアでは、新卒はＡＢＣを大事にしろ、ということで、「Ａ：当たり前のことを Ｂ：バカのように Ｃ：ちゃんとする」とよく言われたものです。
どのようなことでも、当たり前のことでもさぼらず、大事にしていきたいものです。
相手をよく観察する
相手の何を観察するか、ですが、相手の言葉の表現方法から、表情や視線、姿勢など非言語の情報も、些細なことも含めたあらゆる情報を観察します。
こちらが何を言うと、相手がどういう反応を示すのか、予想していた反応がそのまま出ているのか、全く違う反応を示しているのか、見た目は納得しているように見えているが、本当に心から思っているのか、など、事前に準備していた伝え方の精度を検証します。
また、相手に気を配りながら、何か困っていないか？を考えながら観察することも重要です。
相手の立場に立って考えられていない、と言われる原因として、相手が困っていることに気付かないことがあげられるためです。
話しながら、相手が常に話に集中してもらえるようにしていきたいものです。
ここまでが、「会話する時に気をつけたいこと」３つです。
ステップ⑤想像力を鍛える
いよいよ最後は、想像力を鍛える方法です。想像力とは要するに、相手の反応を予想する力のこと。
ここからご紹介するのは、「相手の反応を予想する精度を高める方法」４つです。
1人の相手で仮説と検証を繰り返す
これまでにお伝えしてきたことを総合的に繰り返し実施していくことです。
相手のことを深く知り、準備して、相手と話してみると、相手を知っていたと思っていたことが実は違った、ということがよくあります。
その時に、その相手の情報自体をアップデートすることはもちろんのこと、なぜ間違った予想をしてしまったのか？を考えて、次に予想する時の考え方に活かしていくことが重要です。
色んな相手と話して共感する
人間は、人によってそれぞれ、反応が変わってきます。1人を相手に深めるとともに、対象の相手も広げられると、予想の幅が広がります。
その時、相手の話にしっかり共感することが重要です。自分も相手と同じ境遇に立っているつもりで、その時の感情や想いを自分も言葉に出してみて、共感していることを示します。
もちろん、自分が経験したことに少しでもかすっていないと、心からの共感はできないと思いますが、多くの相手の話に共感していくことで、他の聞いた話を例に出して共感できるようにもなってくるため、共感の幅を広げていくことは可能です。
自分で色んな立場を経験する
相手の反応を予想することも、相手に共感することも、やはり、どうしても、自分のこれまでの経験が発想の制約となってしまいます。
一つでも多くの立場を経験することが、一人でも多くの人の立場に立てることに繋がるはずです。
自分が嫌だと感じたことを書き溜める
自分では気付かないうちに、相手を傷つけてしまっているようなタイプの人には、この方法がお勧めです。
書き溜めておかないと、自分が相手に同じことをやってしまっていたとしても、気付けないのです。
とにかく文字にしておくことが重要です。
まとめ
相手の立場に立って考えるための方法についてお伝えしてきました。いかがだったでしょうか？長文に最後まで目を通していただきありがとうございます！
もしよろしければ、
- こういう時はどう考えれば良いのか
- こういう相手にはどう接すればよいのか
- この部分はもっと深堀りして欲しい
- この部分は違うのではないか
- もっと他にもこういう良い方法あるよ
などなど、読まれて感じられたことを是非、コメントやDMなどで教えていただけると幸いです。
この記事を読んでいただいた方の人生が、良い方向に向かうことを心より願っています。
ブログ初心者が設定すべき基本項目
明けましておめでとうございます。今年は、このブログを何かしらのキーワードで検索上位ベスト10に入れてみせます。
さて、今年の目標達成に向けた第一歩として、あらためて、このブログのカスタマイズ設定をやり直しました。ブログを始める初日から設定できれいればなぁ、と思うことばかりなので、これからブログを始める人に向けて、まとめておきます。
設定方法（はてなブログの場合）
はじめに、これから説明する項目をカスタマイズ設定するための手順を記載しておきます。
- 管理メニューを開く
- 「デザイン」をクリック
- 「カスタマイズ」をクリック
- 「デザインCSS」をクリック
- サンプルコードを記載
- 「変更を保存する」をクリック
以下の説明で出てくるサンプルコードを「デザインCSS」の場所に書き込むことで、設定内容が反映される仕様になっています。
ブログ名
ブログ名はブログの顔とも言えますので、超重要です。
このブログでは、手触り感のあるノウハウを書いていきたいので、手書き風の書体を採用してみました。
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目次とセットで考えるべきなのが、この見出しです。
見出しも、色々なサンプルが出回っていますが、このブログでは、直感で、アンダーライン（途中で色が変わるやつ）を採用しました。
見出しをh3からh5まで全て使う人は、それぞれの階層を考える必要がありますが、このブログは9割がスマホで更新されるので、なるべくシンプルで、階層を意識する必要がないデザイン、という基準で選びました。
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パンくず
パンくずは、ブログ全体の見取り図のようなものです。
「この記事、気になるな」と思った時に、同じような記事をまとめて見てもらえるようになるので、これも超重要です。
全記事を正しく分類していくのは、それなりに骨が折れますが、それだけの価値は充分あります。
昔はこれも、複雑なコードを書いて設定していたようですが、今は、チェックを一つ、つけるだけで設定できます。
調べればすぐ出てくるので、やり方は割愛です。
twitterフォローボタン
twitterと連携している人であれば、ブログ訪問者をtwitterにつなげることもやりたいと思います。
サンプルを載せておきます。
●●●のところを自分のアカウントに置き換えればOKです。
<a href="https://twitter.com/●●●?ref_src=twsrc%5Etfw" class="twitter-follow-button" data-size="large" data-show-screen-name="false" data-lang="ja" data-show-count="false">Follow ●●●</a><script async src="https://platform.twitter.com/widgets.js" charset="utf-8"></script>
まとめ
ブログを始めたら、まずは、ブログ名、記事タイトル、目次、見出し、の4つの項目について、カスタマイズ設定をするべきです。
どの項目も、検索すれば色々とサンプルコードが出てきますが、重要なのは、色やデザインの一貫性を持つことですね。サンプルをそのまま貼り付けているだけだと、ちぐはぐな見た目になってしまいますので、注意が必要です。
また、記事ごとに分類してパンくずを表示させることで、見やすさがグッと上がります。
相手を動かすコミュニケーション術
世の中には、自分では思いもしない言い回しで、相手を上手く、その気にさせる人がいます。
これまでは、特に意識してこなかったのですが、本当に凄いので、ノウハウとして公開したいと思います。皆さんも是非、使ってみてくださいね。
- 誰かに何かを依頼したい時に、「やってくれない？」ではなく、「アドバイスもらえない？」と言う
- 「誰かに何かを依頼しといて」という依頼をする時に「マネジメントお願いします」と言う
- 会議で、資料に多くの指摘が入り、ちゃんと次回までに直せるか不安な時、「資料修正の負担が大きいので、それを和らげるために、間で再度、打合せやりましょう」と言う
今はまだ数が少ないですが、こちらも、これから随時、追加していきます。
こんな上司にはならないようにしたい10ヶ条
人の振り見て我が振り直せ、と言いますが、自分が感じた、嫌な振る舞いを書き溜めていき、なるべく、同じことを他人にしてしまわないようにしたいと思います。
会議編
- 会議中にメールを見ている、そのせいで聞けなかったことを聞き返してくる
- 事前に相談してたにも関わらず、後ろから刺されるような言われ方をする
メール編
- メールの返信が遅い、もしくは、無い
会話全般編
- あっちとこっちで言ってることが違う
- 何かを修正した時に、何を修正したかの説明がない
指示出し編
- 一度相談した時に「任せるわ」と言われ、作成し終えたあとで、細かい指摘をされる
- 背景や目的のない依頼をされる
- 依頼に答えたのに、回答がない
意思決定編
- 何かを決めた時の理由の説明がない
- 自分の領域のことを、自分が居ないところで決められ、進められている
今後、随時、追記していきます。
三つ折り資料作成のコツ
今日は、紙の資料、特に、「ページ数が決まっている紙」を作成する際のコツとして、手戻りを極力抑える工夫について学んだことをアウトプットしておきます。
具体的には、今回、三つ折りリーフレットのデザインについて検討しました。三つ折りなので、6ページと決まった枚数の中で、効果的に訴求できる構成が求められます。
基本手順
まず、基本的な考え方ですが、ステップとして以下が最も効率的な手順であることは、皆さんも同意されるかと思います。
- 伝えたいメッセージを箇条書き
- メッセージの優先度を決める
- 紙の構成の中での訴求力の順序を確認
- メッセージの優先度と紙の訴求力を付き合わせて、どの面で何を訴求するかを決める
- メッセージを支えるデータを準備
- 具体化、資料化
つまり、具体的に資料の中身を作り始める前に、1.〜4.で構造を固めてしまうのが重要なポイントです。
コツ（手戻りを抑える工夫）
今回学んだのは、2.で優先度を決める際に、「なぜ、その優先度なのか？」を説明できる必要があるということです。
決めた理由が明確に持ててないと、あとからあとから、色んな人の好みで、どの面で何を訴求するかが変わってくるのです。
指摘を受けた時に、言い返せる拠り所がないためです。
もう一段、視座を上げると、資料のメッセージから構成に至るまで、なぜ、そうなっているかを充分な根拠を持って説明できることが重要で、それができない場合に、色々と手戻りが発生することになります。
しかし、自分で作り上げる中では、よほど適当にやらない限り、何かしらの論理に基づき組み立てると思います。
では、その論理の充分性について、どのように担保すれば良いのでしょうか？どうすれば、人からの指摘に耐えられる根拠を持てるのでしょうか？
- アンケートの定量データ
- 発言などの定性データ
結局は、データに頼るしかありません。
また、論点になりそうな箇所に自ら気付き、予め、他のオプションと、なぜそのオプションがダメなのかの理由まで考えられていれば、完璧です。
冊子各ページの訴求力
ちなみに、3.の訴求力についても、今回新たな学びがあったので備忘のため記載しておきます。
広告解説ページにはよく出ていますが、以下の順に訴求力があるとされています。
- 表1（表紙）
- 表4（裏表紙）
- 表2（表紙の裏）
- 表3（裏表紙の裏）
まとめ
このように、伝えたいメッセージの優先度を明確な根拠を持って決め、ページ毎の訴求力と照らし合わせて各面のメッセージを決めることが重要です。
あとから覆されることがなくなるため、効率的に作れるうえに、明確な根拠で支えられるため、効果的な仕上がりにもなっているはずです。
WebメディアやアプリのKPIの決め方
今日は、Webメディアやアプリで、KPIを設定するときの決め方について書きます。
大体のWebメディアやアプリが、何かしらの情報を提供しながら集客し、そこから更に、会員になったりWebで商品を購入したり、広告主のページに進んだり、別のアクションに繋げる、という構造になっていると思います。
その時、KPIとして、最終的なアクション数を置いて、そこから逆算するように設定しがちですが、実際にはNGです。
では、何が正解か？
サイトパワーを伸ばすためのKPIと、そこから更にアクションに繋げるためのKPIを分ける、これが正解です。
なぜか？理由は大きく2つです。
- サイトパワーを伸ばすための打ち手と、その次のアクションを伸ばす打ち手は競合し得る
- アクションは、派生として色んなパターンがあり得るが、サイトパワーは一貫して伸ばし続けるべき
そのため、この2つは、KPIだけでなく、体制も分けることが効果的です。
サイトパワーを伸ばすためには、流入数と定着率をコントロールすることが重要で、アクションを伸ばすためには、アクション率を見ていくことが有効です。
見るべき数字を正しく決めて、筋の良い打ち手を打っていきたいですね。
